第二十二期 企业档案的知识化管理策略研究

2018-10-22 10:45:05  陈淑婷

企业档案的知识化管理策略研究

 

□档案室 李婷

 

【摘要】在新时代的背景下,知识就是企业的最大财富。企业档案的知识化管理也随着知识经济时代的到来而到来。正确的,科学的档案管理可以实实在在的提升企业的工作效率,提高企业的知识价值,也是每一个企业管理的基础工作。本文试图从企业档案知识化管理的重要性以及提高建议入手,对于企业档案的知识化管理做一个简单的剖析。

 

【关键词】企业档案;知识化管理;策略

 

一、知识化管理的意义

什么是知识化管理,目前,对于知识化管理的定义还不明确。但是,笔者认为,企业的知识化管理就是能够正确认识管理对象并采取有效的措施,激励被管理对象运用知识,减少繁琐过程的一个步骤。那么,就管理对象的认识和被管理对象的知识应用又该如何实施呢?

 

1.管理对象的认知

管理的对象可以是人,可以是物。就本文而言,被管理的就是企业档案。那么,就企业档案这个物体而言,又怎么能够发挥它重要的知识价值呢?大家都知道,企业的档案对于企业的员工以及企业核心内容都进行了备注以及记录。那么,我们首先要做的就是将档案根据种类,重要性,项目等科目进行细化分类,确保对于管理对象有足够的认知。

 

2.被管理对象的知识运用

档案中可能会有企业的核心方案,核心技术内容,关键知识信息关系着企业未来的发展。因此,我们应当充分应用这些知识服务于企业的各项工作。同时,对于一些人事记录档案,我们可以通过档案的细化,了解到员工的实际情况,根据员工情况进行合理的安排分配,这也是对于企业档案资源的一种充分利用。

 

二、提升企业档案知识化管理的建议

 

企业都会想要提升档案知识化管理能力,那么,对此,我们又该采取什么实际措施呢?又该怎么样才能够让企业实现知识利益最大化呢?

 

笔者有以下几点建议:

 

1.提升档案管理工作人员专业水平

人是产生一切社会活动的根本动力,所以说,无论什么工作,拥有专业的职业素质是非常重要的。对于档案管理工作也不例外。如今在信息化时代发展浪潮的推动下,档案管理工作人员需要了解工作的专业需要,进行自我培训和积极思考。对于档案管理工作中存在的问题进行及时反馈并提出创新建议。在档案管理工作中做到宁查一百,不放一误。要有持之以恒的耐心,以集体利益为重。再加上我国对于档案信息化管理的相关法律不是很完善。所以更需要管理工作人员有一颗责任心。

 

2.档案管理体质的创新

信息化时代下,档案管理需要集中统一管理。不能像以往一样分散各个地区进行管理。可以将各个地区的档案资源上传到统一档案资料库之中,由总公司进行统一的资料库档案管理。如果有需要时再从资料库之中进行调阅查询。这样更加方便了档案的管理,也减少了人力、物力、财力的浪费。要加强集中管理力度,建设一个系统,避免重复浪费,提升中央系统的软硬件能力。

 

3.企业档案信息化建设

这是一个知识经济时代,也是一个信息化时代。在这种时代大背景下,公司的档案调取如果想要实现及时性以及共享性,需要建设档案的信息化管理。这不仅仅是形式的需要,更是时代的需要。因为,随着企业规模的不断壮大以及运营的复杂化,档案调取的及时性以及档案的共享性是档案知识管理中必不可少的项目。

 

3.1:一个信息化中心档案库

目前,大多数企业档案资料库都是单独建设。共享化程度不高。子公司与母公司的档案关联化程度较低。调阅相对较为困难。无法进行跨地区调阅。这给档案管理带来了不便。笔者建议一个中心,多个发展。建设一个中心信息化档案库,多个地区进行档案填充。各个地方可在中心库中占据一席,这样不仅对本地资源调阅方便,对于其它地方资源也能够方便查阅到。这样管理也相对较方便。

 

3.2:分类存放,共享资源

将档案进行分类,将可调阅档案和不可调阅档案进行大系统的分开。分别赋予不同程度的保密设施。将企业档案信息进行网络资源化。设计每个人调阅档案的隐私和个人的调阅权限。分开类目,进行资源最大化共享。这样,不仅有利于人们学习了解,也有利于错误的及时更正。同时,对于企业档案的种类细化也作出了很好地规则分类,更加有利于实现知识化管理。

 

3.3:模式转型

将档案进行数字化,信息化后所产生的问题以及困难肯定是很大的。单凭管理工作人员可能很难发现一些细节问题。可以设立档案管理的“网络建议回收站”,将网络调阅者的建议全部统计下来,再由开发部门进行详细探索更改。将档案管理工作由管理型向服务型转变。做到时时刻刻方便员工。

 

3.4:标准化建设

将档案进行信息化管理是一份巨大的工程,所以,提前制定好细则和方案对于其共享建设有着巨大作用。将档案进行标准化规范也有利于查阅的方便。

 

3.5:加强档案信息资源安全建设

人们常说最宝贵的资源就是信息资源了,所以说,对于档案的保护是时刻不能松懈的。虽然目前已经出台了相关法律对档案进行保护,但是,难免会有不法分子对档案进行觊觎。对此,需要加强档案信息化建设过程以及完善后的资源保护。

 

3.6:方便式查阅

如今,企业档案管理越来越趋向透明化,公众化。除了企业核心知识档案,其它档案企业可设置为大众查阅档案,提倡方便查阅,实时查阅。例如:企业文化,企业特色,企业招聘信息等等。对此,需要开放专门的网络资源窗口提倡人们查阅学习,这也是一种企业文化的体现。

 

三、企业档案知识化管理带来的优点

 

企业档案的知识化管理已经被很多企业进行应用。通常,将企业档案进行知识化管理可以实现简单查询,信息收集也相对容易。同时,对于企业档案的修改对比也是有很大的好处。能够及时对企业的运营方向以及企业每年的运营状况做出准确的对比分析。

 

3.1:企业档案修改查询的便捷性提升

企业档案的知识化管理使得企业档案的修改查询得到了有效的提高。将档案进行细化分类可以根据员工需求查询到具体数据。同时,在档案内容变更方面,也能够及时对档案内容中的错误信息进行更改。相比过去的档案管理而言便捷性得到了有效的提升。

 

3.2:企业档案应用的及时化

企业档案作为企业资源的重要组成部分,如果长时间不被调动和利用会使得知识的利用价值得不到充分的体现。一些沉积的档案因为调取麻烦,不能够及时获取甚至会产生丢失的现象。企业档案实行知识化管理肯定会根据科目种类进行及时的归档。甚至,在信息化时代下,会进行网络调取以及公司互联网档案储存。这对于档案应用的及时化是有跨时代进步意义的。不需要通过繁琐的手续身份认证以及调档,还能够实行及时归档,电子档案甚至能做到永不丢失。这会使得企业的知识资源得到最大化利用。

 

3.3:权限明确

对于企业而言,企业的档案调动以及档案查询都是需要明确的权限手续的。如果实行企业档案知识化管理,将查阅等级权限规划明确,更加有利于企业档案的保密以及企业档案细致化分类。这对于企业核心知识的安全保护而言是极其重要的,也能够很好的保护企业员工的个人信息资料。同时,还不影响档案的共享性和查询便捷性。

 

【结束语】目前,就企业档案管理工作中,知识化管理策略的研究和应用会使得档案管理工作在企业档案管理中发挥积极重要的作用。切实为企业带来实际的经济效益。增强企业的工作效率。

 

编者按:此篇论文发表在《卷宗》2018年7月上